Arkiv
HUSK Å LEVERE VIKTIG DOKUMENTASJON FØR VI BLIR HISTORIE
Troms fylkeskommune som organisasjon legges ned 31.12.2019, og i den forbindelse er det viktig at dokumentasjon bevares for ettertiden.
Dette er lovpålagt jf Arkivloven §1, Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift § 7-23 - §7-33. De enkelte særlover, som for eksempel Opplæringsloven, gir rettigheter som vi som tjenestetilbydere må dokumentere at er oppfylt.
DET ER SAKSBEHANDLERS PLIKT OG ANSVAR Å SØRGE FOR AT TROMS FYLKESKOMMUNES DOKUMENTASJON BLIR TATT VARE PÅ OG GJORT TILGJENGELIG FOR ETTERTIDEN.
Som følge av sammenslåingen med Finnmark fylkeskommune vil ESA bli stengt i desember 2019 (dato kommer senere). Det vil ikke være mulig å gjøre noe i ESA etter den datoen. For at ESA så fort som mulig skal kunne gjøres tilgjengelig for dere som historikk i januar er det begrenset hva vi på arkivet kan gjøre. Arkivering av annen dokumentasjon som ikke skal inn i ESA må leveres Arkiv Troms som pdf eller i annet arkivformat (Mp4). Oversikten over godkjente arkivformat finnes her.
For at vi skal ha tid til å kvalitetssikre dokumentasjonen og sikre bevaring har vi satt
FRIST FOR Å TA KONTAKT MED OSS 29. SEPTEMBER 2019.
Eksempler på dokumentasjon vi er ute etter, er dokumentasjon fra:
- Fellesområder og hjemmeområder
- E-poster
- Presentasjoner
- Rapporter
- Interne notater og referater
- Inn- og utgående brev
- Modeller i regneark
- Bilder, lyd og video
- Papirdokumenter
- Kontrakter og avtaler
- Garantier
- Mm.
Lurer du på hva som skal bevares? Spør deg selv:
- Er dette informasjon som forplikter virksomheten overfor andre? (andre overfor virksomheten)
- Er informasjonen grunnlaget for en beslutning?
Spør oss om du er usikker!
Kontakt oss:
Arkivvakta er betjent på telefon og epost (7778) 8055 og ved personlig oppmøte i våre lokaler i 1. etasje.
Du når oss også gjennom IT-senterets Pure Service - egen fane for Ny sak til Arkivavdelingen.
Arkivavdelingen har tatt i bruk IT-senteret digitale helpdesk Pure Service. Det finnes tre skjema du kan velge:
Ny sak: kan gjelde hva som helst
Ny/endre ident: ny ansatt eller ansatt som har sluttet meldes her. Eller andre endringer, som permisjon, flytting av arbeidssted, telefonnr. etc.
Endring i sak: Feil/rettinger i saksmappe eller journalpost.
Om oss:
Arkivavdelingen har arkivansvar for sentraladministrasjonen og systemadministrasjon av ESA. Avdelingen ledes av arkivleder. Arkivleder har fagansvar for arkiv for hele fylkeskommunen.
De viktigste daglige oppgavene for arkivarene i Troms fylkeskommune er poståpning, journalføring, arkivering og brukerstøtte fylkeskommunens saksbehandlere.
Arkivleder er systemeier for ESA og Jupiter.
Troms fylkeskommune har depot for eldre og avslutta arkiv hos Arkiv Troms.
Arkivavdelingen ledes av arkivleder Hilde Lange