Søkerveiledning

Om søknadsskjemaene

Troms fylkeskommune benytter elektronisk søknad på følgende støtteordninger:

Regionale utviklingsmidler (RUP-midlene)
Næringsrettede utviklingsmidler (RDA-midlene)
Rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket Troms
Fylkeskommunalt næringsfond

For oversikt over de til enhver tid søkbare støtteordningene i Troms fylkeskommune, benytt regionalforvaltning.no/troms

Driftsstøtte til næringshager, inkubatorer m.fl. søkes over Regionale utviklingsmidler (RUP).

Alle feltene i søknadsmalen må fylles ut – det er ikke tilstrekkelig å legge ved søknad, budsjett, etc. som vedlegg. Mangelfulle søknader vil bli returnert til søker. Erfaring viser at en detaljert og god prosjektplan øker prosjektets sjanse for gjennomføring og sjansen for at målsetninger med prosjektet oppnås.

Brukerstøtte er tilgjengelig på:http://support.regionalforvaltning.no

Hva kreves av en søknad?

En søknad bør inneholde:

Info om prosjekteier, prosjektledelse og prosjektorganisering
Bakgrunn for prosjektet
Hvordan prosjektet kan forankres i fylkeskommunens planer og program
Målsetting for prosjektet, både et overordnet hovedmål samt konkrete og realiserbare delmål
Kostnadsoverslag som gjenspeiler aktivitetene i prosjektet
Finansieringsplan som viser hvordan prosjektet finansieres
Aktiviteter og milepælplan som viser når hvilke aktiviteter skal gjennomføres i prosjektperioden.
Prosjektoppstart og forventet prosjektslutt

Søknadsprosessen

Støtteordningene er søknadsbaserte. Det betyr at tilsagn ikke kan gis før Troms fylkeskommune v/ næringsetaten har mottatt en søknad. Når søknad er mottatt vil den bli behandlet administrativt og politisk. Dersom søknaden innvilges vil prosjektet få tilsendt et tilsagnsbrev på normalt måte. Tilskuddsmottaker må signere på avtalevilkår og returnere disse til næringsetaten. Tilskuddsmottaker står da fritt til å søke om delutbetaling eller sluttutbetaling i tråd med vilkårene i tilsagnsbrevet.

Saksbehandling

Når en søknad kommer til fylkeskommunen blir den tildelt saksbehandler i næringsetaten. Dersom søknaden vurderes å være spesielt faglig rettet mot en annen etat (kultur og helse, samferdsel eller utdanning) vil søknaden også sendes til den aktuelle fagetat for vurdering. Næringsetaten behandler søknaden administrativt og forbereder sak til politisk behandling. Det betyr at næringsetaten skriver en innstilling til aktuell politiker / politisk organ. Det er den aktuelle fylkesråd / det aktuelle politiske organ som har beslutningsfullmakt og som enten avslår eller tilrår støtte. Dersom omsøkt støttebeløp er større en 1 million skal saken alltid opp i fylkesrådet. Næringsetaten skriver så tilsagn eller avslag.

Under saksbehandlingsperioden vil det ofte være nødvendig å ta kontakt med søker for å avklare uklarheter i søknad eller be om mer informasjon. Saksbehandler kan også svare på spørsmål fra søker, både før og etter at søknad er innsendt.

Saksbehandlignstid

Næringsetaten har som mål at søknader skal saksbehandles innen 2 måneder. Saksbehandlingstiden varierer noe avhengig av om søknaden har mangler slik at søker må kontaktes, om søknaden må vurderes av en annen etat (i saker som krever særlig faglig vurdering) og om søknaden skal behandles i fylkesrådet.

Avslag

Dersom søknaden blir avslått vil søker få brev om dette med en kort begrunnelse. Vedtak om avslag er å betrakte som et enkeltvedtak etter forvaltningslovens regler. Etter lovens § 28, kan enkeltvedtak påklages av den som er part i saken, eller annen med rettslig klageinteresse. Klagefristen er 3 uker fra mottaksdato for avslaget.

Tilsagnsbrev

Når søknad går igjennom skrives det et tilsagnsbrev til støttemottaker. Tilsagnsbrevet er en avtale mellom tilsagnsmottaker og Troms fylkeskommune v/ næringsetaten og prosjekt som mottar støtte skal gjennomføres i tråd med denne avtalen.

Tilsagnsbrevet inneholder målsetting med prosjektet, aktiviteter som skal gjennomføres, prosjektperiode, hvor lenge tilsagnet er gyldig, kostnadsoverslag, finansieringsplan og andre opplysninger om prosjektorganisering.

Det er viktig at tilsagnsmottaker går gjennom tilsagnsbrevet og vilkårene i tilsagnet. Når tilsagnet utbetales er det tilsagnsbrevet som legges til grunn og mangler eller feil i tilsagnsbrevet kan føre til avkortninger av senere utbetalinger. Det er derfor viktig at støttemottaker kontrollerer at kontaktinformasjon er korrekt, at aktivitetene som skal gjennomføres stemmer og at hovedpostene i kostnadsoverslaget er riktige og relevante for prosjektet.

I avtalen vil det stå standardvilkår, eventuelt også særlige vilkår (særvilkår). Det er viktig at tilsagnsmottaker gjør seg kjent med hvilke vilkår som gjelder for prosjektstøtten slik at prosjektet oppfyller avtalen med Troms fylkeskommune. Sammen med tilsagnsbrevet vil det ligge en aksept av avtalen som skal signeres og returneres til fylkeskommunen. Tilsagnet er ikke gyldig før prosjektet har akseptert vilkårene skriftlig.

Under prosjektperioden

Et prosjekt som har fått offentlig støtte kan ikke igangsettes før tilsagn er gitt og før prosjektet er fullfinansiert. Sistnevnte betyr at prosjektet skal ha sikret midler til gjennomføring av prosjektet under hele prosjektperioden. Dersom prosjektet settes i gang før man har sikret finansiering til prosjektet under hele perioden, eller før tilsagnsbrev er mottatt og signert aksept sendt fylkeskommunen, kan tilsagnet kanselleres.

Endringer underveis

Av og til skjer det endringer underveis i en prosjektperiode. Det kan være at det er behov for å legge om prosjektplanen noe, ting blir dyrere, permisjoner, hendelser eksternt som har betydning for prosjektet osv. Det skal sendes skriftlig søknad om slike endringer til Troms fylkeskommune v/ næringsetaten så raskt som mulig i slike tilfeller. Saksbehandler vil se på de omsøkte endringene og eventuelt godkjenne dem. Hvis endringene er store vil det sendes ut et brev til tilsagnsmottaker om endringer i avtalen, eventuelt et helt nytt tilsagnsbrev som må signeres av søker. Dersom det skjer endringer uten at næringsetaten kontaktes underveis kan dette få betydning for utbetalinger senere. Endringer i budsjett og finansingsplan som fører til at fylkeskommunens støtteandel øker, må godkjennes av fylkesråd eller fylkesrådet.

Utbetalinger under prosjektperioden

Når prosjektet er i gang og utgiftene begynner å løpe kan man be om utbetaling av deler av tilsagnet. Det kan utbetales inntil 75 % av tilsagnsbeløpet med utgangspunkt i Troms fylkeskommunes finansieringsandel og innenfor medgåtte utgifter.

Eksempel 1:

Prosjektet har fått et tilsagn på kr 300.000 til et prosjekt med en totalkostnad på kr 1 000 000 - Troms fylkeskommunes finansieringsandel er 30 %. Etter en måned har prosjektet kr 100.000 i påløpte kostnader. Prosjektet kan da søke om å få utbetalt 30 % (fylkeskommunens finansieringsandel) av medgåtte utgifter. Det vil si at prosjektet kan få utbetalt kr 30.000, som er godt innenfor 75 % av tilsagnsbeløpet.

Eksempel 2:

Prosjekt med totalkostnader på kr 1 000 000 er støttet av Troms fylkeskommune med 50 %, dvs. kr 500.000. Etter ett år viser prosjektregnskapet i påløpte kostnader på kr 900.000. Prosjektet kan da få utbetalt 50 % av påløpte kostnader - kr 450.000. Dersom støtteandelen hadde vært f.eks. 90 % ville prosjektet kunne fått utbetalt kr 750.000 som utgjør 75 % av tilsagnsbeløpet.

Tilskudd mottatt før januar 2012 leverer rapport og anmodning om utbetaling via post, og bruker følgende skjema: Anmodning om utbetaling.

Tilskudd mottatt etter januar 2012 rapporterer og anmoder om utbetaling ved å sende inn elektronisk skjema på www.regionalforvaltning.no.

Hovedposter i kostnadsoverslag

I tilsagnsbrevet vil det finnes en oversikt over kostnadene som er beregnet for prosjektet. Kostnadene er delt opp i hovedposter, f.eks. lønn, reiser, innkjøp osv. Ved utbetaling skal det leveres regnskap som inneholder de samme hovedpostene som kostnadsoverslaget i tilsagnsbrevet. Dersom det faktiske regnskapet har hovedposter som avviker fra hovedpostene i kostnadsoverslaget må dette forklares slik at regnskapet kan sammenliknes med kostnadsoverslaget. Dersom prosjektet under prosjektperioden ser at det dukker opp nye hovedposter bes det om at næringsetaten v / saksbehandler kontaktes slik at det eventuelt kan lages et nytt kostnadsoverslag. Dette vil ofte spare mye tid ved utbetaling.

Sluttutbetaling

Når prosjektet er ferdig kan støttemottaker be om å få resterende tilsagnsbeløp utbetalt. Utbetaling skjer på bakgrunn av sluttrapport fra prosjektet som beskriver utførelsen av prosjektet, aktiviteter, måloppnåelse, oppnådde effekter med mer. Sluttrapporten skal også inneholde:

Sluttregnskap (sammenliknes med kostnadsoverslaget i tilsagnsbrevet og skal ha de samme hovedpostene som i kostnadsoverslaget, eventuelt i godkjent endret kostnadsoverslag).
Revisjon dersom ikke annet går fram av avtalevilkår / særlige vilkår.
Støttemottaker bes å studere tilsagnsvilkår nøye, da det i flere tilfeller finnes andre vilkår som må tilfredsstilles for å få midlene utbetalt.

Avkorting av tilsagn

Når et tilsagn skal sluttutbetales tas det hensyn til om prosjektet er utført i tråd med opprinnelig tilsagnsbrev / eventuelle godkjente endringer. Det tas også hensyn til om regnskapet korresponderer med kostnadsoverslaget. Det kan bli gjort avkortninger av utbetalingen. Dette gjelder særlig dersom regnskapet viser mindre medgåtte utgifter enn forutsatt. En tommelfingerregel er at prosjektet får utbetalt prosentvis andel som Troms fylkeskommune v/ næringsetaten har forpliktet seg til.

Eksempel: Et prosjekt som har totalkostnad på 200.000 og et tilsagn på inntil kr 100.000 leverer et samlet sluttregnskap på kr 150.000. Tilsagnsbeløpet utgjør 50 % av totale kostnader og det vil da utbetales 50 % av påløpte kostnader på kr 150.000 = kr 75.000.

Når prosjektet ikke fullføres

Enkelte ganger skjer det så store endringer i eller utenfor prosjektet, at prosjektet ikke kan gjennomføres. Når dette skjer er det viktig at prosjekteier tar kontakt med næringsetaten slik at situasjonen kan avklares og prosjektet avsluttes. Det vil være mulig å søke om utbetaling basert på finansieringsandel og medgåtte kostnader frem til prosjektet stoppet opp, såfremt søknaden tilfredsstiller krav i tilsagnsbrevet.