Her er arkivgjengen fra Troms og Finnmark fylkeskommuner samlet i Fylkeshuset, for planlegging og samarbeid omkring innføring av nytt sak- og arkivsystem fra 2020.

Dette er gjengen som på årets konferanse for de som bruker P360 fikk pris som Årets tøffeste kunde – årets løft, med denne motivasjonen:

Dette er en kunde som har 80 mil mellom sine senter eller en dyr Widerøereise seg imellom. Fylkeskommunene har i dag to ulike On Prem løsninger, en fra Evry og en fra Tieto. Valget ble Public 360 Online og planen er at de skal ha løsningen i drift nå i desember, og det skal de gjøre sitt beste til å bidra med, slik at den nye fylkeskommunen er klar til 2020.

Public360 online er valgt som sak- og arkivsystem fra 2020. Brukerplattformen er noe annerledes enn dagens public360, men vil være gjenkjennbar for ansatte i Finnmark fylkeskommune.

• For ansatte i Troms fylkeskommune vil dette oppleves som en større endring, forteller arkivleder Hilde Lange.

Foreløpig plan for opplæring

• Planlagt saksbehandler/lederkurs i de respektive fylkestingssalene 6. – 7. januar 2020.
• E-læringskurs levert av Tieto vurderes innkjøpt gitt at Tieto har ferdigstilt kurset før nyttår.
• Opplæring til de enkelte enheter ønsker vi å tilby, men pr dags dato kan vi ikke love når det kan tilbys.

Dokumenter under behandling som ikke blir besvart i eksisterende fylkeskommune

Dokumenter må være ferdigstilt eller avskrevet innen 13. desember.

For å få fullført saksbehandling i samme saksmappe i samme sak- og arkivsystem anbefaler vi at man ikke iverksetter saksbehandling i nåværende sak- og arkivsystem som ikke blir ferdigstilt innen 13. desember.

• Vi i arkivet vil ha tilgang til P360 online fra 4. desember og vil begynne å registrere inngående post der fra samme dato. Posten vil være tilgjengelig når man logger inn i P360 online etter nyttår, sier Hilde Lange.
• Gi oss beskjed om dere selv ønsker å avvente saksbehandling. Ta kontakt ved behov for nærmere avklaringer, oppfordrer arkivlederen oss til slutt.