Prosjektregnskap

Formålet med et prosjektregnskap er å sikre korrekt og oversiktlig regnskap for bruk av prosjektmidler.

1. Definisjon av prosjektregnskap
Et prosjektregnskap er i denne sammenheng definert slik: "En talloppstilling med sammendrag av et prosjekts bokføringer for en tidsbegrenset periode. Oversikten skal angi resultatet og den økonomiske stilling etter avsluttet prosjekt."

2. Opprettelse av prosjektregnskap
Kommunelovens økonomibestemmeleser med forskrifter og fylkeskommunnens Økonomihåndbok legges til grunn ved økonomistyringen. Det skal som hovedregel føres prosjektregnskap for alle prosjekter. Der det er mottatt eksterne midler til prosjekter (prosjektmidler fra staten, andre fylker eller andre) og det kreves tilbakemelding om hvordan midlene er benyttet, skal det i forkant av prosjektet settes opp et budsjett til formålet. Den ansvarlige for prosjektet skal sørge for at det opprettes et prosjektnummer og avklare om prosjektet er mva pliktig eller ikke.

3. Prosjektnummer
Alle prosjekter får sitt eget nummer. Prosjektet er plassert som den fjerde dimensjon i fylkeskommunens kontostreng. Prosjektnummeret opprettes av Økonomisenteret. Prosjektnummeret etableres i forbindelse med opprettelse av prosjektregnskapet. Ajourført prosjektnummeroversikt finnes i Unit 4 Web (Rapporter>Kontoplaner/dimensjoner/ressursnummer>DM06 - Gyldige prosjekt).

4. Årsavslutning og avslutning av prosjektregnskapet
Mottar fylkeskommunen tilskudd til et prosjekt, og tilskuddet ikke blir brukt opp i løpet av året (helt eller delvis), må det ubrukte avsettes til et bundet fond, dvs. bundet til det prosjektet det er gitt til. Dersom det ikke er behov for hele overføringen, skal den overskytende delen avsettes og evt. betales tilbake til tilskuddsyter etter retningslinjer fastsatt ved bevilgning av tilskuddet.

Det må innen fastsatte frister i årsoppgjørsplanen, utarbeides eBilag i Unit 4 Web hovedbok for bruk av midler fra fond eller avsetning av ubrukte midler til fond.

Det er prosjektansvarliges ansvar å påse at prosjektet er bokført etter budsjett.

Prosjektansvarlig må umiddelbart etter at alle utgifter og inntekter for prosjektet er bokført, kontrollere prosjektregnskapet og gi beskjed til Økonomisenteret om at prosjektet kan avsluttes (prosjektnummer stenges).

5. Kontroll
Dersom det er mottatt tilskudd fra staten, tar som regel departementene eller Riksrevisjonen forbehold om å iverksette kontroll med at tilskuddet er benyttet etter forutsetningen. Avsluttet prosjektregnskap sendes normalt revisor for godkjenning (se revisors veileder i menyen til høyre). I noen tilfeller holder det at regnskapssjef attesterer regnskapet – dette fremgår av tilskuddsgivers retningslinjer.
Prosjektansvarlig skal påse at prosjektregnskapet er satt opp i tråd med budsjettet, avsluttet med alle utgifter/inntekter og at rapporten sendes berørte/beslutningstakere.

Prosjektbudsjett

Se link til høyre under Snarveier - Prosjektbudsjett.