Purring/inkasso
Hvordan unngå purring/inkasso
Troms fylkeskommune mottar 250 faktura hver dag! Tross betydelig bedring de siste årene, er det fortsatt mange faktura som har feil og mangler. Disse kan bli avvist hos NETS (vår fakturabehandler). Fortsatt mottar vi også en god del faktura med feil fakturaadresse.
Vi oppfordrer alle som kjøper/bestiller varer og tjenester til å være nøye med å opplyse leverandørene om vår fakturaadresse (EHF), samt også forvisse seg om at fakturaene merkes riktig. Det vil si at hver enkelt faktura må merkes med et ressursnummer i fakturafeltet Deres ref.
Vi antar at manglende merking, feil merking, samt også feil fakturaadresse, er årsaker til at purringer og inkassosaker oppstår.
Vi ser dessverre også at forsinket behandling hos attestant/anviser medfører betalinger langt etter forfall. Dette påfører fylkeskommunen helt unødvendige purregebyrer og inkassosalærer.
Det er dere – enhetene/virksomhetene – som betaler de direkte kostnadene ved purring og inkasso. Men alle «betaler» vi i form at betydelig økt ressursbruk ved håndtering av alle disse sakene.
Mengden av slike saker må fortsatt ned!
Vår sterke oppfordring til oss alle er derfor:
- Gi opplysninger: Vær nøye med å kreve at leverandørene gir oss avtalte priser og betingelser, samt utsteder faktura til korrekt fakturaadresse, med riktig innhold og rett merking. Synes du dette er vanskelig å forklare? Be gjerne leverandøren selv lese mer på vår internettside
- Be om 30 dagers betalingsfrist (Standard for avtaleleverandørene våre)
- Kvitter ut faktura«bunken»: Venn deg til å attestere/anvise faktura straks du mottar disse. Jo oftere du «stikker innom» Unit4 Web, jo bedre kjent blir du/enklere og raskere får du fakturaene unna. Mottar du mange purremail fra Unit4, bør du jobbe med å bedre rutinene dine. Mottar du aldri mail fra Unit4, bør du sjekke søppelposten eller ta kontakt med systemansvarlig.
- Vær obs - også ved fravær: Sjekk at egen enhet/virksomhet har gode rutiner på at enhver attestant/anviser har en «stående stedfortreder». "Aktiver dine vikarer" under menypunktet Din ansettelse i Unit4 Web.