Informasjon til leverandør

Forslag til innhold i epost til leverandører

Nedenfor gjengis en epost som Økonomisenteret sender til alle leverandører som i dag ikke sender oss EHF.

 

• «Emne»: TROMS FYLKESKOMMUNE MOTTAR KUN FAKTURA ELEKTRONISK SOM EHF
• Legg evt. ved fil: Oversikt over alle org.nr. med «standard» ressursnummer (siste versjon 01.06.2017)
• Fyll ut info i prikkpunkt (fjern eller legg til prikkpunkt alt etter hvor mange faktura dere vil vise til).
• Marker med gult årsaker til at leverandøren får denne eposten
• Husk å sette inn din signatur

******************************************************************************

Vi viser til vårt kundeforhold – mottatt faktura nr.:

• .
• .
• .

 

Offentlige forvaltningsorgan, inkl. Troms fylkeskommune, har innført krav om at leverandørfakturaer og –kreditnotaer skal sendes slik at de kan mottas i Elektronisk handelsformat (EHF).

 

Vi ber derfor om at alle fremtidige fakturaer fra dere sendes oss som EHF-faktura til org.nr. 864 870 732.

 

Denne EHF-fakturaadressen gjelder for samtlige enheter/virksomheter registrert under org.nr. til Troms fylkeskommune (se vedlegg).

 

Dersom din virksomhet/bedrift ikke har et system som kan lage og sende EHF, bes dere kontakte egen bankforbindelse og avklare hvordan bankens nettbankløsning kan benyttes.

 

For at fakturaen skal komme frem til riktig mottaker i vårt økonomisystem, må den merkes med innkjøpers ressursnummer (ID) i fakturafeltet «Deres ref.». Ressursnummer er et 5-sifret nummer som står på rekvisisjonen eller oppgis ved bestilling. Fakturafeltet «Deres ref.» er et unikt EHF-felt som må fylles ut, men det må ikke legges inn annen tekst her enn det 5-sifrede ressursnummeret. Annen referanse (navn på bestiller o.a.) må evt. stå i et annet fakturafelt.

 

I dette kundeforholdet har vår innkjøper ressursnummer:

• .

   

Og vår enhet/virksomhet (linje to i fakturaadressen vår) er:   

• .

 

Dersom innkjøpers ressursnummer ikke er kjent for dere som leverandør, kan fakturaen merkes med enhetens/virksomhetens felles ressursnummer (se vedlegg). Vi gjør oppmerksom på at behandlingstiden for fakturaen da vil bli forlenget, siden den må gjennom manuell behandling i flere ledd før innkjøper mottar den til godkjenning.

 

Oppsummert mottar dere som leverandør til Troms fylkeskommune denne henvendelsen fordi (se felter markert med gult):

 

• Fakturaen er ikke elektronisk (EHF) / fakturaadressen er feil
• 5-sifret ressursnummer mangler/er feil og/eller dette står ikke alene i fakturafeltet «Deres ref.»
• Fakturaen mangler feltene/nøkkelordene «Totalbeløp» og/eller «Organisasjonsnummer» 
• Organisasjonsnummer mangler eller er feil sammenlignet med leverandørnavn/mva-registrering
• Opplysning om mva mangler (skal oppgis også for faktura uten mva)
• Annet: ..

 

 

Les gjerne mer på fylkeskommunens nettsider eller på Difi/Anskaffelser.no

 

Vi ser frem til å motta neste faktura fra dere som EHF og merket med vår innkjøpers ressursnummer i fakturafeltet Deres ref. (5 siffer).

 

På forhånd takk.