Kundefaktura EHF

Foretrukket: EHF (elektronisk faktura - kun til bedriftskunder og offentlige, dvs. kunder med organisasjonsnummer)

Fra og med 1. desember 2014 sender Troms fylkeskommune faktura til utvalgte kunder som EHF, dvs. faktura i elektronisk handelsformat. Dette gjelder først og fremst offentlige kunder (stat, kommuner og fylkeskommuner), men også bedriftskunder som ønsker/krever elektronisk faktura (EHF) fra oss, får det. I menyen til høyre finner du lenke til en rapport som gir en oversikt over alle våre kunder som er lagt inn i Unit4 som EHF-mottakere. ELMA-registeret gir en oversikt over virksomheter som er registrert som mottakere av faktura i EHF.

• Når en enhet lager salgsordrer/fakturerer EHF-kundene, skal det ikke sendes faktura på papir, selv om det blir produsert en PDF-fil til dokumentarkivet. Dette for å unngå dobbel faktura-forsendelse.
• Vedlegg til en EHF-faktura må lagres i PDF-format på salgsordren før fakturering. 
• At det er produsert en EHF framgår av navnet på PDF-dokumentet (bildet av fakturaen), som vil inneholde bokstavene export – eksempelvis so13tf_tf_15685_export.pdf.
• Fakturerte EHF-faktura sendes automatisk til kundene, og kvittering for korrekt forsendelse (evt. feil) mottas og følges opp av Økonomisenteret påfølgende dag.

Foretrukket alternativ til EHF: epostfaktura (til alle kunder som har epostadresse)

I Unit4 er det også lagt til rette for at faktura (og evt. vedlegg i PDF-format) kan sendes direkte til kundens epostadresse som PDF-vedlegg (sendes automatisk ved produksjon av faktura/fakturering). Det vil gjelde både bedriftskunder (og evt. offentlige kunder) som ikke kan ta imot EHF, samt alle private kunder som har epostadresse registrert i kunderegisteret. For Troms fylkeskommune er epost-faktura å foretrekke fremfor papirfaktura i posten, i de tilfeller kunden ikke kan motta EHF.

Eposten sendes fra noreply@tromsfylke.no med emnefeltet "Faktura fra Troms fylkeskommune" og teksten "Vedlagt finner du faktura fra Troms fylkeskommune. Denne epost kan ikke besvares. Ved spørsmål, bruk kontaktopplysningene på fakturaen, se Vår ref. Mvh Troms fylkeskommune" (og tilsvarende informasjon på engelsk).

• Når en enhet lager salgsordrer/fakturerer epost-kundene, skal det ikke sendes faktura på papir, selv om det blir produsert en PDF-fil til dokumentarkivet. Dette for å unngå dobbel faktura-forsendelse. På slike fakturaer står det "EPOST-FAKTURA".
• Vedlegg til en EPOST-faktura må lagres i PDF-format på salgsordren før fakturering. 

For å forberede utsendelse av faktura til epostadresser, oppfordrer vi alle som registrerer nye kunder (som ikke kan motta EHF) om å registrere kundens epostadresse i kunderegisteret (se lenke "Opprette/redigere kunde") og gjøre avtale med kunden om at faktura kan sendes til epost i stedet for papirfaktura i posten. Faste kunder som i dag mottar papirfaktura i posten bør også kontaktes med forespørsel om å motta faktura pr. epost.

PS! Postadresse må også registreres på kunder som skal motta faktura pr. epost, da postadresse er en obligatorisk opplysning i kunderegisteret, og brukes for evt. å sende purring/inkassovarsel til kunde.