Kjøpekort (kredittkort eller bedriftskort)

Kredittkort

Enkelte innkjøp, f.eks. via internett eller fra utlandet, kan ikke foretas mot ordinær faktura, men ved at kredittkortinformasjon må registreres for betaling. I noen tilfeller betaler ansatte med eget kredittkort, for deretter å kreve refusjon fra fylkeskommunen for utlegget.

I de tilfeller det er tatt i bruk kredittkort i enkelte virksomheter, så er slike kort alltid knyttet mot én person (som ansvarlig). Og kredittdelen skal ikke utnyttes utover at alt kjøp via kortet skal faktureres og betales fullt ut hver måned.

Ta kontakt med Økonomisenteret dersom din virksomhet vurderer behov for å ta i bruk Eurocard Corporate Gold Mastercard med firmaansvar (fylkeskommunen har avtale via SpareBank 1 Nord-Norge).

Og husk at bruk av kjøpekort ikke fritar virksomhetene fra å kjøre konkurranse ved anskaffelser. Kredittkort eller bedriftskort er aldri en erstatning for konkurranse, og skal ikke benyttes på de områdene vi har avtaler (dersom ikke avtaleleverandøren tilbyr/krever dette).

Kjøpekort/kundekort (bedriftskort)

Stadig flere bedrifter, særlig leverandører i dagligvarebransjen, har de siste årene gått bort fra å tillate kjøp over disk («dette skal belastes faktura til fylkeskommunen»). Vi skjønner disse bedriftene godt. Det finnes tilfeller der personer uten tilknytning til en kommune eller fylkeskommune, hevder å være ansatt der, og henter ut varer som faktureres kommunen, men som egentlig er til annet (privat) bruk.

Bl.a. har både Coop Nord og Spar, Kiwi m.fl. (Norgesgruppen) tatt i bruk «bedriftskort» som må benyttes når en skal gjøre kjøp over disk. Forutsatt at anskaffelsesregelverket etterleves, er det ingenting i veien for at virksomhetene tar i bruk slike bedriftskort, dersom det skal gjøres en type innkjøp vi ikke har avtale med en annen leverandør om. Og dersom vi tar i bruk bedriftskortet for å «identifisere» overfor bedriften at kjøper tilhører fylkeskommunen.

Det er imidlertid viktig å merke seg at fylkeskommunen ikke kan inngå avtale om bedriftskort som gir kreditt (benytte kredittdelen av kortet). Bruken skal kun være knyttet til kjøp som faktureres og fortløpende betales fullt ut.

Ikano Bank AS administrerer bl.a. følgende bedriftskort (med følgende betalingsbetingelser):

1. IKEA Bedriftskonto: Det faktureres etter hvert kjøp. Betalingsfrist 30 dager. Fakturagebyr. Avtale om slikt kort kan inngås.
2. Coop Bedriftskonto med kundenr som starter på 66: Fakturering 1 gang pr måned. Inntil 56 dagers rentefri kreditt. 21 dagers behandlingstid pr faktura. Mulighet for å dele opp betalingen. Fakturagebyr. Avtale om slikt kort kan ikke inngås.
3. Coop Bedriftskonto med kundenummer som starter på 67: Fakturering 2 ganger pr måned. Betalingsfrist 30 dager. Ikke mulighet for delbetaling. Fakturagebyr. Avtale om slikt kort kan inngås. (Dette er en ny løsning tilpasset offentlig sektor).

Det er flere ting å huske på dersom avtale om bedriftskort inngås:

• forbruk den enkelte måned skal betales fullt ut påfølgende måned (det er ikke anledning til å motta eller betale delfaktura)
• faktura skal sendes som eFaktura (EHF-faktura)
• faktura for bruken av kortet må uansett sendes (merkes med) rett fakturaadresse
• det bør avtales minst 30 dagers betalingsbetingelser knyttet til kortet
• kortet må knyttes opp mot et ressursnummer (skrives i Deres ref.), slik at faktura finner rett eier/attestant
• det må etableres et system for å ta vare på/arkivere samtlige kvitteringer på kjøp via kortet (dokumentasjon), dersom slike ikke følger sammen med den månedlige fakturaen
• og lag et godt system for å holde oversikt over kort(ene) – når ansatte slutter må slike kortavtaler annulleres.

Og husk alltid å lage rekvisisjon for kjøpet, uavhengig av om du overfor butikken må identifisere deg med et bedriftskort.