Periode i Unit4

• Hva er periode og aktuell periode?
• Hvem bør kjenne til periodebegrepet?
• Hva trenger du å vite?

Når du anviser en faktura i Unit4, bokføres denne på det som kalles en periode i regnskapet. Det samme gjelder for deg som lager et ordregrunnlag for utgående fakturering, eller du som bokfører posteringer og omposteringer rett i regnskap (hovedbok). Eller når du forsøker å rette på noe som er gått feil, f.eks. ved å foreta en «reversering». Også lønnsposteringer fra Visma og andre importer fra forsystemer bokføres på en bestemt periode i Unit4.

Hva er periode og aktuell periode?

Regnskapet er altså delt inn i perioder som består av aktuell måned i gjeldende år. En åpen periode i regnskapet betyr at det er mulig å bokføre på denne perioden, enten direkte, via import eller automatisk ved bokføringsjobber som skjer til angitte tidspunkt. Bokføring av anviste faktura fra leverandører skjer ved en slik automatisk bokføringsjobb.

Økonomisenteret stenger forrige måneds periode den 20. i hver ny måned. Dvs. at periode 201804 (april 2018) stenges for bokføring den 20. mai. Det innebærer at ingen kan bokføre noe som helst på periode april 2018 etter den 20. mai. Da vil alt bokføres på periode mai 2018, inntil også den perioden stenges. Om sommeren holder vi normalt forrige måneds periode åpen litt lengre (juni stenges normalt 1. august).

I tillegg til åpen periode har vi også begrepet aktuell periode (eller gjeldende periode). Aktuell periode viser til den perioden som kommer opp som forslag i alle bilder det registreres transaksjoner i, i alle deler av Unit4. Økonomisenteret endrer aktuell periode fra forrige måned til ny måned ca. den 1. i hver ny måned (evt. den siste dagen i mnd. før). Dvs. at etter den 1. juni er aktuell periode lik juni, selv om periode mai fortsatt er åpen for bokføring frem til 20. juni. Aktuell periode kan av den som skal bokføre endres (overstyres) med alle åpne perioder.

Hvem bør kjenne til periodebegrepet?

Det er spesielt ansatte som lager ordregrunnlag for utgående fakturering, og ansatte som bokfører bilag direkte i regnskapets hovedbok (posteringer, omposteringer, reverseringer o.l.) som må være obs på betydningen av aktuell periode. Men også du som anviser faktura bør sette deg inn i periodebegrepet for å ha kunnskap om på hvilken måned og i hvilket regnskapsår en faktura blir bokført.

Hva trenger du å vite?

Når du lager en fakturaordre i Unit4 Desktop (gamle Agresso Office), foreslås en periode som inntekten blir bokført på. Det er alltid aktuell periode. Du kan endre den foreslåtte perioden, f.eks. dersom du ønsker å få med inntekten i regnskapet på forrige måned, men lager fakturaen først den 10. i neste måned. I Unit 4 Web trenger du å vite at en ordre registrert i ny måned, f.eks. den 5. november, vil bli bokført (inntektsført) på november måned. Ved årsskiftet gjelder egne frister for å sikre at inntektene bokføres på rett periode. Det er viktig at disse fristene overholdes for å sikre rett periodisering. Se egen kalender med frister for «Årsoppgjør».

Når du bokfører bilag direkte i hovedbok (f.eks. bankbilag, kontorregnskap og bilag som inngår i kontorregnskapet) vil aktuell periode (foreslått periode) kunne avvike fra bilags-/ transaksjonsdato dersom den ikke endres. Her må du være oppmerksom og endre periode, slik at f.eks. transaksjoner som vedrører kontorregnskapet for oktober, faktisk blir bokført på periode oktober (for eksempel 201710).

Når det gjelder en faktura fra en leverandør bestemmes det allerede før fakturaen attesteres og anvises hvilken periode den tilhører og vil bli bokført på. Alle faktura som kommer til Troms fylkeskommune vil mottaksregistreres på det som er aktuell periode når fakturaen leses inn i Unit4. Denne perioden kan ikke ses i fakturagodkjenningsbildet i Unit4 Web (hvor det attesteres og anvises). Men dersom du finner fakturaen i rapporten WF002, ved bruk av bilagsnummeret, vil du kunne se hvilken periode den ligger klar til bokføring på. Merk imidlertid at en faktura aldri vil bli bokført på en eldre periode enn den som til enhver tid er åpen.

Verdt å merke seg:

Spesielt ved overgangen mellom to perioder (måneder), risikerer man å bokføre bilag på feil periode, eller å prøve på en reversering tilbake i tid – noe som blir avvist dersom det som skal reverseres er bokført i senere periode eller tidligere periode er stengt.

Og ved årsskiftet er det ekstra viktig å være påpasselig med hvilken periode bokførte beløp posteres på. Bruk litt tid på å sette deg godt inn i betydningen av periode neste gang du godkjenner en faktura, lager fakturaordre eller bokfører i Unit4.

Og spør oss gjerne om du vil vite mer!