Dokumentasjon

I Troms fylkeskommune dokumenteres bokførte opplysninger elektronisk i Unit4 (tidligere Agresso). I de ulike brukerveiledninger og rutinebeskrivelser fremgår hvilke krav til dokumentasjon som må innfris.

Det er bokføringsloven og bokføringsforskriften som er bestemmende for hvordan bokførte opplysninger skal dokumenteres i vårt økonomisystem.

Nedenfor gis et kort sammendrag av alle de tema som omtales i bokføringsforskriften når det gjelder dokumentasjon av bokførte opplysninger, inkl. balansen. Enhetene har selv ansvar for å sikre at dokumentasjonen av bokførte opplysninger er i tråd med forskriften. Det gjelder både leverandørfaktura, kundefaktura og hovedbokbilag (posteringer og omposteringer). 

Bokføringsforskriften er innom følgende tema i kapittel 5 «Dokumentasjon av bokførte opplysninger»:

• 5-1. Dokumentasjon av salg av varer og tjenester: Salgsdokumentets innhold, Språk i salgsdokument, Angivelse av partene, Nummerering og datering av salgsdokument, Leveringstidspunkt, Spesifikasjon av avgiftspliktig og avgiftsfritt salg mv., Formidling, Løpende ytelser, Medlemskontingenter og Spesifikasjon ved salg av beltemotorsykkel
• 5-2. Utstedelse av salgsdokument: Utsteder av salgsdokument, Utstedelse av salgsdokument ved formidling, Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument og dokumentasjon av uttak, Månedlig fakturering, Løpende levering av varer og tjenester, Strøm, telefoni og lignende, Forskuddsfakturering, Kreditnota og Filformat ved elektronisk utstedelse av salgsdokumenter
• 5-3. Særlig om dokumentasjon av kontantsalg: Kassaapparat mv., Krav til salgsdokument, Dagsoppgjør og Systembeskrivelse
• 5-4. Unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg: Ambulerende og sporadisk kontantsalg, Oppsøkende salg til publikum, Salg fra automater, Salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater, Dagsoppgjør mv. og Unntak for konkursbo
• 5-5. Dokumentasjon av kjøp: Kjøpsdokumentets innhold og Dokumentasjon av merverdiavgift, toll og særavgifter ved innførsel av varer
• 5-6. Dokumentasjon av andre bokførte opplysninger:
  • Dokumentasjon av lønn mv.
  • Uttak av eiendeler og tjenester til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner mv.
  • Uttak av eiendeler og tjenester til eiere, deltakere eller anvendelse i egen virksomhet
  • Reise- og oppholdsutgifter
  • Bevertningsutgifter mv.
  • Dokumentasjon av betalingstransaksjoner
  • Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner
  • Papir- og trykkvalitet
  • Dokumentasjon av medgått tid
  • Dokumentasjon av timebestillinger

 I kapittel 6 «Dokumentasjon av balansen» omtales følgende:

• Dokumentasjon av varelager
• Dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende
• Dokumentasjon av finansielle instrumenter
• Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv.