Fullmakter og organisasjonsnummer

Det  ble i 2016 innført ny rutine for delegering av attestasjon- og anvisningsfullmakt i Troms fylkeskommune. Dette var nødvendig for å sikre gode rutiner og dokumentasjon av hvem som kan kontrollere og godkjenne utbetalinger i organisasjonen.

Det er den øverste administrative leder i hver virksomhet som er delegert myndighet til å anvise. Det er dermed den øverste leder (etatssjef, rektor, overtannlege, senterleder) som må bemyndige (be om anvisningsfullmakt) til en annen ansatt ved virksomheten.

Bestilling av attestasjonsfullmakt kan gjøres av de personer ved virksomheten som har fullmakt til å anvise.

Eksempelvis er det kun en rektor på en videregående skole som kan bestille anvisningsfullmakt for ansatte ved sin skole, mens attestasjonsfullmakt kan bestilles av de på skolen som har anvisningsfullmakt. Dersom det tilsettes ny rektor er det fylkesutdanningssjefen som må bestille anvisningsfullmakt til ny rektor.  

På samme måte er det fylkestannlegen som må bestille anvisningsfullmakt for medarbeidere i tannhelseetaten, samt overtannleger.

Det anbefales å ha maksimalt 2 personer med anvisningsfullmakt på hver virksomhet. Ønske/behov for flere fullmakter må begrunnes.

Troms fylkeskommunes Økonomihåndbok beskriver nærmere rutinene for attestasjon og anvisning.

For å gjøre en bestilling må følgende prosedyre følges:

1. Gå til https://arena.tromsfylke.no (se også lenke til høyre på nettsiden «blanketter/skjema»)
2. Logg på med «fornavn.etternavn» dersom du blir spurt om pålogging
3. Velg «Anvisning og attesteringsfullmakter» på forsiden (se Agresso-logoen)
4. Velg «Bestill ny fullmakt»
5. Registrer opplysninger i bestillingsskjemaet og velg «Send inn»

Arbeidsflyt for prosedyren finner du her

HUSK Å AVBESTILLE FULLMAKTER DERSOM EN PERSON SLUTTER!

Om bruk av organisasjonsnummer

Fylkeskommunens organisasjonsnummer er strukturert i følgende 3 nivå:

FYLK   1 org.nr. 864 870 732 (overordnet)

   ORGL   14 org.nr. pr. virksomhetstype (strukturering av BEDR-leddet)

      BEDR   65 org.nr. pr. adresse enhetene befinner seg på

Avtaler skal normalt inngås på nivå 2, organisasjonsledd. Det vil si at hovedorganisasjonsnummeret (864870732) til fylkeskommunen kun skal brukes i de tilfellene det er absolutt nødvendig.

Rettigheter til å signere bindende avtaler på vegne av fylkeskommunen ligger ifølge Brønnøysundregistrene kun på de 14 organisasjonsnumrene som tilhører kategorien "organisasjonsledd" (ORGL), samt fylkeskommunens hovedorganisasjonsnummer (FYLK). Fylkeskommunen har i tillegg (pr. april 2018) 65 organisasjonsnummer på BEDRifts-nivå (blant annet skolene og tannklinikkene). Det er ikke registrert signaturretter i Brønnøysundregistrene på BEDR-nivå, da disse organisasjonsnumrene i all hovedsak brukes av AA-registeret/NAV knyttet til at det er ansatte på disse lokasjonene.

Vedrørende EHF

Flere og flere leverandører krever at bruk av organisasjonsnummer ved inngåtte avtaler, må stemme overens med det organisasjonsnummeret de bruker for utsending av EHF.

Troms fylkeskommune er én samlet virksomhet når det gjelder mottak av EHF (på organisasjonsnummer FYLK 864870732).  

EHF-mottak kan ikke endres/splittes opp på flere organisasjonsnummer, da vi har ett felles ERP-system Unit4/Agresso/ett felles fakturamottak.

Dette må formidles (av den enhet som inngår avtale) til våre leverandører, slik at de kan fravike kravet om likt organisasjonsnummer på hhv. avtale om vare/tjeneste og avtale om fakturering. Dersom leverandøren imidlertid ikke fraviker dette, må avtale inngås på hovedorganisasjonsnummeret.