Systematisk HMS-arbeid i Troms fylkeskommune

Rekkefølgen på aktivitetene er ikke tilfeldig, da de følger gangen i PUKK-hjulet («deminghjulet» etter Edwards D. Deming). PUKK-hjulet viser dynamikken mellom planlegging, utførelse, kontroll og korrigering:

• Planlegge HMS-mål og -aktiviteter (Her: «Fokusområder for HMS-arbeidet i TFK» og lokal(e) handlingsplan(er)»)
• Gjennomføre (Her: definert gjennom prosedyrer, retningslinjer og rutiner i EK-håndboka)
• Kontrollere og vurdere (Her: kartlegging ved hjelp av vernerunder og arbeidsmiljøkartlegging, internkontroll og tilsyn. Questback ifm årsrapport.)
• Korrigere og følge opp (Her: «Årsrapport for HMS-arbeidet i TFK» og «Ledelsens gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet lokalt»)

Det er viktig at alle fire ledd i PUKK-sirkelen ivaretas, hvis man skal oppnå kontinuerlig forbedring i HMS-arbeidet. Heri ligger systematikken i HMS-arbeidet. I tillegg kommer de kontinuerlige aktivitetene som blant annet foregår i hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU), i lokale AMU og i HMS-grupper.

Handlingsplaner for HMS-arbeidet (AML §3-1 (2) a))       

HAMU vedtar Fokusområder for HMS-arbeidet som revideres hvert annet år. Fokusområdene er på overordnet nivå, og skal blant annet brukes av lokale AMU i arbeidet med å definere lokale målsettinger og av bistandsytere som bedriftshelsetjenesten.Utgangspunktet for valg av fokusområder er årsmeldinga for HMS-arbeidet foregående år (evaluering av status opp mot lovkrav) og forebygging av eventuelle HMS-relaterte utfordringer som fylkeskommunene står overfor i kommende periode. Fokusområder for TFK skal til enhver tid være tilgjengelig på intranett via politisk møtekalender eller HMS-siden.       

Den enkelte virksomhet skal i tillegg ha lokal(e) handlingsplan(er) hvor målsettinger for HMS-arbeidet lokalt og tiltak med ansvar og tidsfrist er definert. Utgangspunktet for valg av målsettinger skal være foregående kartlegginger og evalueringen som er gjort lokalt – herunder vernerunder, arbeidsmiljøkartlegginger, utviklingssamtaler, ledelsens gjennomgang av det systematisk HMS-arbeidet.I praksis fremkommer målsettingene og tiltakene ofte i flere ulike handlingsplaner – handlingsplan etter vernerunde, Miljøfyrtårn, handlingsplan etter arbeidsmiljøkartlegging, handlingsplan for reduksjon av sykefravær etc. kanskje er dette mest praktisk, ettersom HMS-arbeidet består av mange ulike områder.

Rutiner, retningslinjer og prosedyrer (IK-forskriften, §5 (1) og (2)) 

I EK-håndboka («Elektronisk kvalitetshåndbok) finner man retningslinjer for hvordan sentrale aktiviteter og arbeidsoppgaver skal praktiseres i Troms fylkeskommune, for å sikre ivaretakelse krav i lovverk, kvalitet på tjenestene samt legge til rette for kontinuerlig utvikling.        

Den enkelte skole har i tillegg lokale EK-håndbøker for mer lokalt baserte styringsdokumenter

Informasjon og opplæring (IK-forskriften, §5 (2))      

HMS-tjenesten arrangerer i samarbeid med bedriftshelsetjenesten HMS grunnkurs 40-timers hver høst. Kurset er obligatorisk for verneombud, hovedverneombud, deltakere i AMU og HAMU. Ledere på alle nivå bør ha gjennomført HMS grunnkurs siste 6 år.

Personal- og organisasjonssenteret arrangerer kurs for nye ledere årlig -  to dager høst og to dager vår. Lovpålagt HMS-opplæring for nye ledere ivaretas gjennom dette kurset.

Bedriftshelsetjenesten tilbyr kurs gjennom kursportalen (datofestede kurs), og gjennom samarbeidsplanen (bestillingskurs) som sendes ut til virksomhetene årlig.

Øvrige krav til informasjon og opplæring ivaretas lokalt i henhold til angjeldende lovverk

Elever i videregående skole er å anse som arbeidstakere i Troms fylkeskommune når de har praktiske aktiviteter som innebærer risiko. Dette utløser særlige krav til informasjon, opplæring og vernetiltak for arbeidsgiver og lærere. Se HAMU-sak 12/14 for mer informasjon.

Vernerunder (AML §3-1 (2) c) og e))

Vernerunde gjennomføres som hovedregel årlig på den enkelte enhet – se Prosedyre for gjennomføring av vernerunde i TFK

Arbeidsmiljøkartlegging (AML §3-1 (2) c) og e))

Kartlegging av (i hovedsak) det psykososiale arbeidsmiljøet gjøres annen hvert år i Troms fylkeskommune som helhet. Verktøyet er per juli 2014 Humetricas organisasjonsanalyse. Formålet med kartleggingen er å avdekke risikofaktorer i arbeidsmiljøet og iverksette tiltak for å forebygge risiko og forbedre arbeidsmiljøet. Det er vesentlig at det jobbes med tiltak i etterkant av kartleggingen, og at de ansatte involveres i og ansvarliggjøres i tiltaksarbeidet. Lokal handlingsplan skal utarbeides.HMS/BHT tilbyr bistand i arbeidet med å gjennomgå og følge opp kartleggingen.

Internrevisjon og tilsyn (AML §3-1 (2) c) og e))

HMS-tjenesten foretar med jevne mellomrom internrevisjon («internt tilsyn») av virksomhetene. Tema for internrevisjonen velges ut ifra angjeldende fokusområder for HMS-arbeidet, og i samarbeid med etatsledelse og bedriftshelsetjenesten. Internrevisjonen foretas som hovedregel som et dialogbasert møte med ledelse vernepersonell og eventuelle andre relevante, og med en påfølgende befaring.

HMS-tjenesten og den intern bedriftshelsetjenesten tilbyr internrevisjon gjennom samarbeidsplanene

Revisjon av HMS-dokumentasjon er den mest etterspurte formen for revisjon per i dag

HMS-tjenesten/angjeldende etat har årlige samarbeidsmøter med arbeidstilsynet for å være oppdatert på lovkrav og Arbeidstilsynets fokusområder. Dette videreformidles til virksomhetslederne.

Avvikshåndtering (AML §3-1 (2) e))

Avvik håndteres i tråd med retningslinjer i EK-håndboka.
Sentraladministrasjonen går i 2014 over til elektronisk avvikssystem – øvrige virksomheter bruker i hovedsak papirregistrering av avvik per juli 2014

Årsrapportering(AML §3-1 (2) h))

Det er et lovkrav at lokale AMU skal sende inn årlig statusrapport (AML . Dette kravet ivaretas gjennom at leder besvarer questbacken som danner utgangspunkt for «Årsmelding for HMS-arbeidet».

Årsrapporten legges frem for HAMU årlig, og danner utgangspunktet for nye eller reviderte fokusområder for HMS-arbeidet.

Bedriftshelsetjenesten sender årsrapport til den enkelte virksomhet med oversikt over aktiviteter på generelt grunnlag.

Ledelsens gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (AML §3-1 (2) h))

Foretas lokalt i den enkelte virksomhet, som hovedregel årlig. Formålet med gjennomgangen er å sikre at det systematiske HMS-arbeidet fungerer som forutsatt og gjøre endringer basert på gjennomgangen, slik at  man oppnår kontinuerlig forbedring. Leder er ansvarlig for gjennomgangen, men den gjøres best i samarbeid med ansattes representanter ((hoved)verneombud). Her er lenke til sjekkliste for gjennomgangen.

Sykefraværsarbeid (AML §3-1 (2) f))

Troms fylkeskommune er IA-bedrift. HAMU har vedtatt målsettinger for IA-arbeidet i perioden 2014-2018. I dokumentet fremkommer forventninger til den enkelte virksomhet og de ulike aktørene.

Rapport for sykefraværet legges frem for HAMU hvert kvartal og samlet for hvert kalenderår. Rapportene kan leses i politisk møtekalender.

Kvartalsvise rapporter sendes også ut til den enkelte virksomhet for behandling i lokalt AMU eller tilsvarende.

Beredskapsarbeid

Troms fylkeskommune har Krise- og beredskapsplan på overordnet nivå. I tillegg har alle videregående skoler har lokale beredskapsplaner. Forventninger til planverk, øvelser og øvrige rutiner for skolene fremkommer i HAMU-sak 17/14.

Bedriftshelsetjeneste (AML §3-3)

Troms fylkeskommune har intern bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten er godkjent av arbeidstilsynet. Informasjon om bedriftshelsetjenestens rolle og oppgaver kan leses på BHTs intranettside. Her finner dere også kontaktinformasjon.